Оптимальная структура организации претензионной работы

Оптимальная структура организации претензионной работы

Организация претензионной работы — это одна из важнейших составляющих успеха хозяйственной деятельности компании. От нее зависит сокращение убытков и степени рисков, возникающих вследствие неисполнения обязательств контрагентами.

В предложенном далее материале мы дадим рекомендации по оптимизации такой работы.

Сущность претензионно-исковой работы

Прежде чем переходить к разговору о структуре и организации претензионной работы предприятия, представляется правильным дать определение такой деятельности и обозначить лиц, ответственных за ее ведение.

Понятие претензионно-исковой работы

Претензионная и исковая работа — это совокупность мер, направленных на выдвижение организацией контрагентам законных требований, возникших в результате неисполнения (ненадлежащего выполнения) теми их обязательств.

В рамках такой работы производятся:Оптимальная структура организации претензионной работы

  • оценка рисков и убытков, возникших вследствие неисполнения обязательств партнерами;
  • сбор документации и доказательств неисполнения обязательств;
  • выяснение причин неисполнения обязательств;
  • составление документальной претензии и предъявление законных требований контрагенту;
  • анализ результатов предъявления претензии и оценка целесообразности судебной защиты интересов;
  • сбор документации для подачи иска в суд;
  • подача искового заявления;
  • представительство организации в суде и в ходе исполнительного производства.

Организация претензионной исковой работы

Такой вид деятельности требует от сотрудника некоторых навыков в области организации хозяйственной работы предприятия, и, главное, познаний в области права и экономики. По этой причине в большинстве организаций среднего бизнеса для ее ведения выделена штатная должность юриста или специалиста по претензионной работе либо сформированы целые юридические отделы, крупное же предприятие без них и представить трудно.


В зависимости от масштабов претензионной деятельности могут создаваться соответствующие отделы или штатные должности в каждом представительстве и филиале за пределами основной организации, например в сервисных центрах. Особенно это актуально для предприятий, продающих товары с длительным сроком гарантийного обслуживания. Такие организации могут открывать несколько обособленных подразделений для предоставления гарантийного сервиса своим клиентам.

Наличие в каждом из них юриста позволяет в кратчайшие сроки и с максимальной эффективностью урегулировать споры с каждым покупателем.

Доверять претензионную работу сотрудникам, не имеющим специального образования и достаточных навыков, представляется неправильным, так как это несет риск увеличения убытков и нанесения серьезного вреда репутации компании.

Претензионная работа юриста — в чем она заключается (цели, задачи)

Основная цель работника юридического отдела — защита законных прав и интересов организации, для чего он решает целый ряд поставленных перед ним задач, среди которых:

  • снижение рисков и убытков, вызванных неисполнением обязательств контрагентом;
  • восстановление нарушенных имущественных и неимущественных прав и законных интересов организации-работодателя в максимально короткие сроки;
  • защита имени и деловой репутации организации;
  • разрешение хозяйственных споров на стадии досудебного урегулирования;
  • оптимизация договорной работы предприятия с целью снижения риска неисполнения обязательств контрагентами;
  • снижение риска неисполнения обязательств организацией-работодателем и минимизация неблагоприятных последствий таких нарушений;
  • повышение эффективности взаимодействия работников всех отделов организации, в том числе в ходе выяснения обстоятельств спорного дела и сбора доказательств нарушения контрагентом обязательств;
  • отслеживание законодательных изменений и своевременное реагирование на них в целях предупреждения предписаний со стороны контролирующих органов, претензий со стороны контрагентов и т. д.


В зависимости от особенностей деятельности предприятия перед юристом могут быть поставлены и другие задачи и цели.

Должностные обязанности юриста по претензионной работе

Обязанности юриста по претензионной работе определяются заключенным с ним трудовым договором и подписанной должностной инструкцией. Содержание этих документов во многом зависит от рода деятельности организации-работодателя, однако можно выделить элементы, актуальные для всех компаний.

Так, должностные обязанности юриста по претензионной работе в большинстве случаев включают в себя:

  • подготовку необходимой документации на всех этапах урегулирования спора (претензий, исковых заявлений, ходатайств, жалоб и т. д.);
  • проверку документации, представленной контрагентом по спорным обязательствам;
  • анализ договоров, вызвавших спор;
  • реагирование на претензии, поступившие от контрагентов;
  • анализ и оценку законности и обоснованности претензионных требований контрагентов;
  • подготовку возражений на иски контрагентов;
  • взаимодействие с работниками других отделов по вопросам урегулирования споров;
  • представительство интересов работодателя во всех органах исполнительной и судебной власти;
  • консультирование руководства по правовым вопросам, в том числе в части урегулирования спорных отношений;
  • выдвижение практических рекомендаций по совершенствованию договорной работы на предприятии;
  • отслеживание, изучение и анализ изменений, вносимых в российское законодательство.

Претензионная работа и составление претензий

В соответствии с ч. 5 ст. 4 АПК РФ, претензионная работа — это обязательный этап урегулирования большинства гражданско-правовых споров, к которым в том числе относятся споры, вытекающие из договорных обязательств.

Для обеспечения успешной исковой работы претензионная деятельность должна проводиться с точным соблюдением процессуальных норм.

Так, при предъявлении требований к контрагентам специалист должен:


  1. Тщательно разобраться в обстоятельствах спорного дела и собрать доказательства посягательства на законные права и интересы организации.
  2. Правильно составить саму претензию, в полной мере отразив основания для предъявления требований и факты, свидетельствующие о нарушении обязательств партнером.
  3. Обеспечить своевременную отправку претензии с уведомлением о вручении, что позволит зафиксировать факт не только отправки, но и ее получения. Несмотря на то что закон не содержит обязательного указания на отправку претензии письмом с описью вложения, именно такой вариант можно назвать оптимальным способом передачи документа, т. к. в таком случае у суда впоследствии не будет оснований обвинить истца в несоблюдении порядка досудебного урегулирования.

Закон не содержит указаний по содержанию претензии, однако при ее составлении необходимо соблюсти правила делового оборота, указав как минимум:

  • наименования и адреса отправителя и получателя претензии;
  • обстоятельства, на которых основаны требования;
  • доказательства посягательства на законные права и интересы организации;
  • статьи нормативных актов, на которых основаны требования;
  • перечень прилагаемых документов.

Претензия подписывается руководителем предприятия или уполномоченным лицом. Также форма претензии может быть прописана в договоре.

Реагирование на претензию

Общий срок реагирования на претензию — 30 дней (на основании ч. 5 ст. 4 АПК РФ), однако для отдельных видов споров сделаны исключения. Например, ч. 8 ст.

10 закона Об основах туристской деятельности… от 24.11.1996 № 132-ФЗ ограничивает срок реагирования на претензии по качеству туристического продукта 10 днями.

В течение этого времени работник претензионного отдела должен не только ознакомиться с полученными материалами, но и:

  • проверить наличие факта нарушения обязательств и выяснить причины их неисполнения;
  • проверить подлинность представленных документов;
  • оценить риски и целесообразность дальнейшей исковой работы;
  • проинформировать руководство и предложить дальнейший план разрешения спора;
  • составить ответ на претензию.


Крайне важно делать все перечисленное в отведенный законом срок, так как досудебной порядок считается соблюденным уже с момента отправки претензии должным образом. При этом отсутствие реагирования не лишает сторону, чьи права были нарушены, права на обращение в суд.

Исковая работа в организации, оформление исковых заявлений

Стоит сразу сказать, что по большей части исковая деятельность юристов организации урегулирована АПК, ГК и ГПК РФ. Как и претензионную работу, исковую можно разделить на 2 категории:

  • работу, проводимую по инициативе самой организации;
  • деятельность по защите интересов от исковых требований контрагентов.

По истечении 30-дневного срока досудебного урегулирования специалист по претензионной работе должен быть готов:

  1. Оценить перспективы искового производства, его целесообразность и возможные риски.
  2. Согласовать с руководством организации обращение в суд.
  3. Собрать все материалы, необходимые для доказывания в суде:
    • копии договоров,
    • подтверждения попыток досудебного урегулирования,
    • доказательства фактов нарушения обязательств контрагентом.
  4. Составить исковое заявление и направить его в суд.
  5. Представительствовать в суде, если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами организации.

Содержание искового заявления

Единого образца искового заявления закон не содержит, но ст. 131 ГПК РФ и ст.

125 АПК подробно перечисляют его обязательные элементы. Каждая организация вправе разработать собственный образец искового заявления, но при этом обязательно нужно учитывать требования этой статьи.

Так, в иске следует указывать:

  • наименование суда, в который он подается;
  • наименование и юридический адрес организации-истца, данные представителя (если интересы представляет сам юрист, то его личные данные и адрес), причем желательно указывать максимум контактной информации (номера телефонов, факсов, адреса электронной почты истца, его представителя и ответчика);
  • наименование и юридический адрес ответчика;
  • суть нарушения охраняемых законом прав и интересов истца;
  • доказательства нарушения законных прав и интересов истца;
  • основания, на которых истец выставляет свои требования;
  • непосредственно требования истца;
  • расчет сумм, подлежащих взысканию (цены иска);
  • сведения о попытке досудебного урегулирования (регистрационные данные, дата подачи претензии);
  • перечень прилагаемых документов.


Исковое заявление подписывается руководителем или иным лицом, уполномоченным на это. Для облегчения исковой работы можно указать такое лицо в соответствующем регламенте.

Автоматизация претензионно-исковой работы

Автоматизация любого вида хозяйственной деятельности — неизбежное веяние времени, которое коснулось и работы юристов. Речь идет не только о поисковых системах и базах нормативных актов, но и о программах, предназначенных для оптимизации и систематизации работы всего персонала предприятия, включая специалистов по претензионной работе.

При этом стоит сразу отметить, что одним из условий успешной автоматизации претензионной работы является прием на работу квалифицированного ИТ-специалиста, т. к. в противном случае любая деятельность только усложняется.

Цели и преимущества автоматизации

Цели автоматизированной организации претензионной работы будут приблизительно теми же, что и в других сферах деятельности:

  • ускорение работы;
  • сокращение количества возможных ошибок;
  • упрощение взаимодействия сотрудников и подразделений между собой;
  • прозрачность ведения претензионной работы;
  • обеспечение систематизации и надлежащего хранения информации и документов;
  • облегчение доступа к материалам по результатам претензионной работы;
  • оптимизация работы по оценке рисков претензионной деятельности.

Автоматизация осуществляется путем внедрения в работу предприятия:

  • программного обеспечения (например, систем CRM, ERP, 1C);
  • электронных журналов учета хранения и выдачи документов;
  • электронных журналов учета претензий и т. д.

Эти ресурсы позволяют хранить всю информацию, касающуюся спорного договора, и при необходимости обеспечивают доступ к ней ограниченного круга лиц, защищая от нежелательных пользователей. Благодаря автоматизации повышается скорость взаимодействия в процессе претензионной работы, в том числе между работниками разных отделов и руководством, что заметно ускоряет принятие итоговых решений по претензиям контрагентов или по поводу выдвижения собственных требований организации.


Кроме того, появляется возможность в кратчайшие сроки установить лиц, ответственных за неточное или недостаточное внесение информации в журналы учета. Несомненным плюсом можно назвать и то, что появляется возможность хранения информации для использования ее в дальнейшем без привлечения для этого дополнительных работников и выделения специальных помещений.

На что ориентироваться при выборе средств автоматизации?

Внедрение любой инновации должно быть эффективным и отвечать интересам организации, приносить пользу и упрощать работу, не создавая новых сложностей. Именно поэтому при выборе программных средств автоматизации необходимо учитывать следующие показатели программ:

  1. Самодостаточность. Они не должны дублировать уже имеющиеся, требовать дополнительных временных и кадровых ресурсов.
  2. Эффективность. Они должны содержать информацию, которую можно использовать в работе, экономя при этом время сотрудников.
  3. Возможность удаленной работы. Претензионная работа может быть связана с работой вне головного офиса. Кроме того, работникам обособленных подразделений может требоваться информация о договорах головного предприятия или других филиалов. Именно потому возможность удаленной работы — это один из обязательных критериев при оценке полезности программы.
  4. Простота в обращении. Сложные интерфейсы, высокие требования к техническому обеспечению не лучшие показатели для рабочей программы. Юрист должен иметь возможность обучиться работе с новым инструментом в кратчайший срок, при этом не должно возникать необходимости в модернизации оборудования.
  5. Безопасность. Так как системы такого рода могут содержать важные сведения о работе предприятия, крайне важно ограничивать доступ к ним только определенным кругом лиц посредством предоставления каждому личного пароля. Это позволит отследить действия каждого сотрудника в ходе работы. Также крайне важна защита от взлома системы извне.
  6. Совместимость с другими. Чем проще перенести в новую программу сведения из уже имеющихся, тем лучше.


Однако даже при значительной степени автоматизации говорить об эффективной организации претензионно-исковой работы невозможно без участия высококвалифицированных профессионалов. Наличие в организации юристов и регламентирования такой работы соответствующими локальными нормативными актами в любом случае играет важную роль.

Похожие новости

  • Опрелости под молочными железами: причины их появления и способы лечения
  • Что такое сцинтиграфия миокарда
  • Троица — традиции, народные обычаи и приметы праздника
  • Поздравления подруге с днем рождения в стихах красивые прикольные
  • Как помочь малышу при запоре: лучшие лекарственные и народные средства

  • Оптимальная структура организации претензионной работы

    Оптимальная структура организации претензионной работы

    Оптимальная структура организации претензионной работы

    Оптимальная структура организации претензионной работы

    Оптимальная структура организации претензионной работы